EXCELの行や列を折りたたむ「グループ化」をマスターしよう

2018/08/07






経理データや 統計データなど「詳細データ>小計>合計」のように作表した場合、中項目の合計だけ、あるいは大項目の合計だけなど、必要に応じて表の見せ方を変えたいときがしばしばあります。

そんな時どうしていますか?
エクセルには行や列を 折りたたみたい時のために「グループ化」という機能があります。
折りたたみ・展開の切り替えはワンタッチでとても簡単!
この グループ化 をマスターすれば 見やすい、そして機能的な作表が可能です。

今回の h1r0-style.net はこの「エクセルのグループ化」をピックアップします。
また、エクセルのグループ化は 複数階層 を持たせることもできるので、こちらも応用編として紹介します。

エクセルのグループ化とは

行・列をたたむ グループ化

この記事のトップ画像は、行を「折りたたむ」グループ化 という機能を使った一例です。

データとしては詳細まで取得・作表しておき、「資料」として見せるときは 詳細部分を折りたたんで「小計と合計のみ」のサマリー表示する場合などに非常に有効なテクニックです。

状況によっては、行の 折りたたみ だけでなく 列の 折りたたみ も可能です。
また、「階層」をもたせて折りたたむことも可能です。(後述)

いずれにしても「見やすい表」になること間違いなしです。


グループ化の手順

行をグループ化する場合

ここではトップ画像の例についてグループ化の手順を追いかけます。
まず、グループ化されていないシンプルな集計表を用意します。

▲ありがちな集計表

A支店とB支店の行を4行目の「東北小計」にたたみ込むため、対象の2行を選びます。
▲A支店とB支店の行を選ぶ

Pointここでの注意点は「セルではなく行を選ぶ」ということです。
グループ化できないという方の多くが、ここに原因があります。
また「東北小計」の行まで選んではいけません
たたみたい(非表示可能にしたい)行だけを選びます。

 
つぎに、メニューの「データ」タブの中にある「グループ化」をクリックします。

すると、A支店とB支店の行がグループ化され「東北小計」の行の左に「-」マークが表示されました。

「-」マークをクリックすると、支店別のデータ行が折りたたまれて「東北小計」の行のみが表示され、その左側のマークは「+」に変わります。
▲A支店・B支店の行が折りたたまれた

あとはその他の支店も同様の処理をして完成です。


列をグループ化する場合

エクセルで列をグループ化する場合も、行の場合と手順は同様です。

サンプルの表の縦横が逆転した表があったとします。

支店別データ列(B列・C列)を選択します。

先ほどと同様、メニューの「データ」タブの中にある「グループ化」をクリックします。

すると、B列とC列がグループ化され、D列に吸収することが可能になります。

エクセルのグループ化で たたむ方向を逆にする

上の行にたたみ込む方法

「上の行にたたみ込むって?」と疑問に思われた方は、下の表をご覧ください。

サマリーの行が上で、詳細行が下にぶら下がるかたちになっています。
データの内容によってはこちらの方が 見やすい表 になる場合があります。

このよう表の場合、さきほどと同じ手順を踏めば、、、

▲失敗例

上のように、A支店とB支店が「関東地区」の行とグループ化されてしまい、わけのわからない表になってしまいます。

これも、「グループ化できない」と悩んでいる方が多いパターンです。

アウトラインの設定を変更する

こんな時は、グループ化の アウトラインの設定 を変更します。

メニューの「データ」タブの中にある「グループ化」「グループ化解除」のアイコンの下部に表示されている「アウトライン」の右側に、「アウトラインの設定のダイアログボックス」を開くマークがあります。


ここをクリックして、アウトラインの設定のダイアログボックスを開きます。


ダイアログボックスを見ると、集計行または列の位置(つまりグループ化の「方向」)に関する設定が表示されていて、デフォルトでは『詳細データの下』『詳細データの右』となっているのがわかります。

集計行が上にあり、詳細の行が下にぶら下がるサンプルのような場合は、『詳細データの下』のチェックを外し「OK」ボタンをクリックします。

▲集計行が上にある場合は『詳細データの下』のチェックを外す

アウトラインの設定変更が完了したら、再びA支店・B支店の行を選択して「グループ化」します。
すると、今度は集計行である「東北地方」に下の詳細行(A支店・B支店)がグループ化されました。

▲上の行が集計行になった

Pointアウトラインの設定は シートごとの設定 となっています。
同一シート上で、ある行は『詳細データの下』、別の行は『上』という設定はできません。



グループ化の複数階層

複数の階層をもつグループ化の方法

通常のグループ化をマスターしていればさほど難しいことではありませんが、複数階層をもつグループ化の方法についても説明をしておきます。

上のサンプルは、文京区で小計、世田谷区で小計、東京で合計ですが、その下にはさらに埼玉エリアのデータが続く表になっています。

このような時は、まず文京区と世田谷区をそれぞれグループ化します。

ここからさらに、2行目から7行目を全て選択して「グループ化」します。

階層をもたせてグループ化することで、区ごとの実績と東京エリアの合計を表示させたり、東京エリア一本でまとめて表示したり状況によって資料を変化させることが可能になります。
▲区ごとに実績を表示

▲エリアごとに表示


グループ化の解除方法

念のため、グループ化の解除方法についても説明をしておきます。

まず、グループ化を解除したい行を選択します。

つぎに、メニューの「データ」タブの中にある「グループ解除」をクリックします。


すると簡単にグループ化は解除されます。

▲グループ化が解除された

グループ化できない原因は?

これまでの説明の中で、グループ化できない事態に陥る可能性のある注意点が2つほどありましたのでここでおさらいです。

セルを選んでしまっている

エクセルのグループ化の機能は、あくまでも行や列に対して行われるものですから、セルを選択した状態ではグループ化はうまく機能しません。
行全体、あるいは列全体を選択しましょう。

アウトラインの設定変更をしていない

グループ化できない、という方の中には「集計行が上の行にある場合にグループ化できない」「集計行が左の列にある場合にグループ化できない」と言う方もいらっしゃるでしょう。

そんな時は「Excelのグループ化で たたむ方向を逆にする」の項を見直してください。

以上で「Excelのグループ化」についての解説は終了です。
ぜひ機能的な表を作ってみてください。

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