エクセルのプルダウンを連動させる方法|2つめのリスト内容が変化する!

2018/08/05






エクセルで2つの プルダウンを連動させる方法 について解説します。

エクセルの ひとつめの プルダウンで選択された値に連動して、二つ目のプルダウンの内容が変化 します。

つまり、トップ画像でいうと、リスト2番目の鈴木一郎さんの「大項目」のリストで選択された値が「パソコン」の場合は、「小項目」のリストはパソコンのジャンルに属するアイテムがリスト表示され、「大項目」が「生活家電」の場合はそれに連動して「小項目」のリストの内容が生活家電のジャンルに属するアイテムがリスト表示されるように変わっているのがわかります。

構造自体はとてもシンプルなので、エクセル初心者でも簡単に習得できます。

エクセルのプルダウンを連動させる

プルダウンリストとは

ドロップダウンリスト(メニュー)と呼ばれたりもしますが、プルダウンリストとは Excelのセルに入力する値を限定させたいときに、あらかじめ設定されたメニューの中からユーザーに値を選択させる機能です。

▲これがプルダウン

このプルダウンを使うことで、ユーザーの 入力ミス や 表記揺れ を防ぎ、集計しやすいキレイなデータベースが出来上がります。


プルダウンを連動させる手順

Step1: リストの元データを作る

まず、プルダウンリストのメニュー内容の元となるリストを下図のように作ります。


各列のヘッダー部分(1行目:ピンク部分)のセルA1からセルD1がひとつ目のリストに表示される選択肢になります。
※リストの配列は縦並びでも横並びでも問題ありません

ひとつ目のリストで選ばれた セルA1からセルD1の値のいずれかに連動して、各列の2行目から5行目までの値が2つ目のリストのメニューとして表示されます。

Pointセルやセル範囲に名前を付ける「名前の管理」機能

プルダウンリストを作成するときに便利なのが「名前の管理」機能です。

あらかじめセル範囲に『任意の名前』をつけて管理する機能です。

名前の付け方は簡単で、名前を付けたいセル範囲を選択し、数式バーの左にある 名前ボックス(通常はセル位置が表示)に任意の名前を入力するだけです。
さしずめ、今回のセルA1からD1のセル範囲には「カテゴリ」という名前を付けます。

▲セル範囲を選んで左上の『名前ボックス』に名前を入力するだけ

そして、各カテゴリに属する列の項目には1行目のカテゴリの名称を与えます。

手順としては、対象のセル範囲(例:セルA1~A5)を選択する

「名前の管理」>「選択範囲から作成」>「上端行」を選んでOK
これでセルA1からA5のセル範囲に「AV・情報家電」という名前が付きました。

これを、A列からD列まで繰り返し、それぞれに1行目の名前を与えて準備完了です。



Step2: 入力用シートで プルダウンを連動させる

つぎに、Step1で作成したメニュー項目をプルダウンとして選択できるシートを作ります。
このシートが本来の主役です。

▲こんなサンプルを作りました

「大項目」の列には、プルダウンリストにさきほどの表の「カテゴリ」が、「小項目」の列には選ばれたカテゴリに連動して各カテゴリに属する製品が表示されるようにします。

セルB3 を選択した状態で、「データ」>「データの入力規則」とすすみます。

つぎに「入力値の種類(A)」に「リスト」を、下の「元の値(S)」には「=カテゴリ」と入力しOKをクリックします。

すると、セルB3 にはプルダウンリストが表示され、そこには Step1 で登録した表の「カテゴリ」の一覧が表示されているはずです。

▲カテゴリ がリストに表示された

この セルB3を セルB7までコピー して B列は完成です。

つぎに、右隣の セルC3 を選択した状態で、再び「データ」>「データの入力規則」とすすみます。

「入力値の種類(A)」には先ほどと同じ「リスト」を、下の「元の値(S)」には数式「=INDIRECT(B3)」と入力しOKをクリックします。

※INDIRECT関数については後述

すると、セルC3 には セルB3 のリストで選択した「AV・情報家電」のカテゴリに属する製品がリストに表示されます。

▲小項目のプルダウンが 大項目の値に連動した!

このセルC3をセルC7までコピーして「入力規則」を反映させて完成です。

試しに、セルB4をつかってリストから「パソコン」を選択します。

すると、セルC4のプルダウンリストには、大項目「パソコン」に属するメニューアイテムが表示されます。

INDIRECT関数

INDIRECT関数とは

最後に、2つ目のプルダウンの設定で「元の値」に入力された INDIRECT関数について触れておきます。

INDIRECT関数とは、指定された文字列への参照を返す関数で;

=INDIRECT(参照文字列 [,参照形式])

のように表されます。

要は参照先が変動する場合に便利な関数というわけです。

INDIRECT関数については、過去記事で別な目的でピックアップしています。
より詳しく INDIRECT関数について知りたい方はこちらの記事も参照してください。

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