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エクセルの資料をPDF化する方法と注意点|Excelのキホン

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エクセルでもワードでも、作成した資料を外部に提出するときは内容の書き換えができないように PDFに変換 する場合があります。
※先方にデータの入力を求めるケースを除く

今回は『エクセルの資料をPDF化する方法と注意点』です。

ビジネスマンにとっては必須のテクニックのひとつです。ぜひご一読ください。

エクセルのPDF化

シンプルなPDF形式でのファイル保存

エクセルのデータをPDF形式で保存する方法は、エクセルのバージョンによってビミョーに違います。

比較的新しくユーザーも多い Excel 2013以降(2016/2019含む)のバージョンで説明します。
メニューの「ファイル」から「エクスポート」とすすむと『PDF/XPSの作成』というアイコンがあります。


ここをクリックすると『PDFまたはXPS形式で発行』というタイトルのついたフォームが表示されます。

とくにこだわりがなければ、「発行(S)」ボタンをクリックするだけでPDF形式でファイルが保存されます。


デフォルトでは指定された印刷範囲が活かされる

では、エクセルのシートのどの部分がPDF化されるのでしょう?

シートに印刷範囲が設定されている場合は、その設定が活かされて印刷範囲として指定されたセル範囲だけがPDF化されます。
印刷範囲の設定の方法がよくわからない場合は、こちらをご覧ください。

逆に、印刷範囲を無視して独自のルールでPDF化したい場合は、前述の「PDFまたはXPS形式で発行」フォームを開いた段階で「オプション」ボタンをクリックします。

オプションをクリックすると、PDF化する諸々の条件を指定できます。


▲ページ指定はもちろんのこと「印刷範囲を無視」なんていう チェックボックスまである。
これは非常に便利。


PDF化する時の注意点

用紙の向き・余白・拡大縮小の設定

エクセルをPDF化するときも、プリンターから印刷するときと同様の注意が必要です。

上で述べた印刷範囲だけではなく、用紙の向き・余白・拡大縮小など、メニューの「ファイル」のなかにある「印刷」の部分に表示されている様々な条件を指定することで、PDFがより見やすい資料として仕上がります。

フォントが変わる

エクセルファイルをPDF形式で保存するためのツールは、デフォルトの機能以外にもフリーウェアでさまざまなツールが見つかります。

Googleでちょっと「PDF作成ツール 無料」なんて検索すれば、山ほどヒットします。

これらのツールを使ったときなど、紙に印刷したときとPDFに変換したときとで印刷イメージがずれる場合があります。

これはツールに設定されているフォントが、エクセルで指定したフォントと違う場合に生じます。

『印刷イメージがずれる』
『紙に印刷したときと違う』

といったことでお困りの方は、ツールの設定を今一度ご確認ください。
簡単ではありますが『エクセルの資料をPDF化する方法と注意点』は以上です。

他の関連記事と合わせて仕事や趣味に役立ててください。


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