取引先から送られてきたエクセルの資料を印刷しようとしたら、印刷範囲や拡大縮小がまったく設定されてなくてガッカリ、なんて経験はありませんか？
今回は『エクセルを 1ページに収める印刷・PDF作成方法』です。
大きなシートを1ページに収めるために、印刷範囲やサイズを調整するのが苦手な方はぜひご一読ください。
1ページに収める印刷方法
エクセルのシートを印刷したりPDF化したりするときに、特に印刷範囲や拡大縮小、余白を設定しなければ 横幅はA列～I列、縦幅は 1行目～39行目あたりが1ページ目に印刷されるのではないでしょうか。
エクセルで資料を1ページにまとめたいからといって、それらの列数や行数を意識して資料作成する人はほとんどいないでしょう。
一般的には、資料作成後に印刷範囲や余白、拡大縮小設定をします。
とくに、拡大縮小は 1％単位で設定ができるのですが、今回はここは使いません。
印刷オプションを使いこなそう
エクセルの印刷設定は、メニューの「ファイル」をクリックすると画面左側に「印刷」のサブメニューが見つかります。
資料を印刷するにあたり、まず「用紙の向き」「用紙サイズ」は自分が想定している向きとサイズを指定します。
さて、入力データをきれいに 1ページに収める にはここからが肝心です。
余白の設定
私のオフィスでも、余白の設定をおろそかにする人がいるのですが、余白はその資料の「雰囲気」や「読みやすさ」に大きく影響します。
私見ですが、余白の設定に関しては「標準」も「狭い」も「広い」もしっくりくるケースは少なく、一番下の「ユーザー設定の余白」をクリックして上下左右 細かく設定する方がその資料に適切な余白を設定することができると思います。
余白をあまく見てはいけません。
拡大縮小
実は今回の記事のキモが、この「拡大縮小」の設定です。
この部分も余白と同様に細かい設定も可能なのですが、ここはワンタッチで簡単な設定方法を選択してきれいに 1ページに収めて印刷しましょう。
▲オプションの中にはまさに「シートを１ページに印刷」がある
「シートを１ページに印刷」を選択すると、余白さえ適切に設定されていれば その範囲内で綺麗に1ページに収めてくれます。
ただし 良くも悪くも 1ページに収めてしまう ので、資料が極端に縦に長い場合は横が余ってしまうし、横幅が極端に広い資料の場合は逆に縦が余ることになります。
そこで重宝するのが「すべての列を１ページに印刷」「すべての行を１ページに印刷」です。
資料の印刷は、横方向はすべての列を1ページに収めたいところです。
したがって「すべての列を１ページに印刷」を選択することによって、資料の横方向は1ページに収めて、余った縦方向についてはあきらめて(？)2ページ目や裏面に印刷するようにします。
1ページに収めてPDF化する
エクセルの資料をPDF化するときも、印刷と同様です。
フリーウェアのPDF作成ツールをインストールしている方と、エクセルの標準機能の「PDF/XPSの作成」を利用する方とで注意するポイントが少し違います。
個別のPDF作成ツールを利用する場合
フリーウェアなどのPDF作成ツールをインストールしている場合、そのツールが「仮想プリンタ」として、あたかも物理的に存在するプリンタのように、選択可能なプリンタ名称の一覧の中に表示されているはずです。
この場合は、前述の印刷オプションが同じ画面上で設定可能なので「用紙サイズ」「用紙の向き」「余白」「拡大縮小」を設定してから、プリンタ名称を仮想のPDF用プリンタを選択して印刷します。
標準の「PDF/XPSの作成」を使う場合
エクセルの標準機能でメニューから「エクスポート」＞「PDF/XPSの作成」を利用する場合は、画面上で印刷オプションの設定ができません。
「PDF/XPSの作成」を利用して、きれいに 1ページに収めるには「エクスポート」にすすむ前に、「印刷」の画面で「用紙サイズ」「用紙の向き」「余白」「拡大縮小」などの印刷オプションを設定しておきます。
その後「エクスポート」＞「PDF/XPSの作成」とすすんでPDFファイルを出力すれば、設定どおりに 1ページに収めることができます。
『エクセルを1ページに収める印刷･PDF作成方法』は以上です。
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