エクセルを小さなデータベースとして活用している方は多いかと思います。
そんな方は、重複データ をチェックする術を知っているとなにかと便利です。
重複データのセルに 色付け して目立たせたり、重複データのセルの横に「ダブり」と表示させたり、。
チェックの方法は色々ありますが、今回は『重複データのセルに色付けする方法』を解説します。
データの重複チェック
エクセル上の重複データを発見する
サンプルとして簡単なリストを用意しました。
サンプルは10件程度の行数ですが、実務となると何百件、何千件というレコードでしょうから、この中に紛れている重複データを見つけるのは神経を使います。
そこで面倒なチェック作業をExcelに任せます。
重複データに色付けする
重複データを発見するには「条件付き書式」の機能を使用して重複データに色を付けると見た目にも判りやすくて便利です。
「氏名」の列、セルB3からB12を選択します。
そして、メニューの「ホーム」タブの中にある「条件付き書式」、さらに「新しいルール(N)」をクリックします。
[新しいルール] ダイアログを開いて「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。
すると、ダイアログ下段に数式を入力するテキストボックスが表示されます。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」のボックス内に関数を使った条件式を入力します。
さらにその下の [書式(E)]ボタンをクリックして書式を指定します。
今回はフォントカラーはそのままで、セルを黄色で塗りつぶすように書式を指定します。
[OK] ボタンをクリックすると重複データに色が付きました。
どうですか？ 簡単ですよね。
つぎに、条件で使用した COUNTIF関数 についても説明しておきます。
COUNTIF関数
COUNTIF関数とは
COUNTIF関数とは、「指定された範囲に含まれるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を返す」関数で；
のように表されます。
つまり、先ほどの条件付き書式の中で設定した条件；
＝COUNTIF ($B$3:$B$12, 対象セルの値) > 1
これの意味するところは、”セルB3からB12の中に対象セルの値と同じ値が1件よりも多く（＝2件以上）あったら” となります。
今回の「重複データに色付けする」は「条件付き書式」と「COUNTIF関数」のコンビネーションによるテクニックでした。
データメンテナンスに手を焼いている方はぜひ試してみてください。
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