エクセルって、まぁ、だいたいみんな「表を作るやつ」ぐらいには思ってますよね。
私もそうだったんですけど、ある日ちょっといじってみたら「えっ、こんなこともできるのか！」と驚いたわけです。
で、調子に乗ってあれこれ試してたら、まわりから「それどうやるの？」って聞かれるようになりました。
せっかくなので今回は、そんな小ワザを5つまとめてご紹介しようと思います。
1. セルにプルダウンリストをつける
まずはこれ。
よくある入力ミスとか、「これ半角？全角？」みたいな地味なイライラを一掃できる技です。
作り方はかんたんで、
- リストをつけたいセルを選んで
- 【データ】→【データの入力規則】って押して
- 「リスト」って選んで、選択肢をカンマで区切って入力するだけ。
例えば「完了, 作業中, 未着手」って入れると、きれいなドロップダウンができます。
これやるだけで、「あ、この人、できるな」って思われる率がじわじわ上がります。
2. IF関数でコメントを自動で出す
エクセルの中でも「一度は聞いたことある」ランキング上位の IF関数。
でも、実際に使ったことある人は意外と少ないんじゃないかと思います。
たとえばね、売上が10万円以上だったら「達成！」って出す、みたいなことができるんです。
式はこんな感じ。
自動でコメントが出ると、なんか「資料作り、ちゃんとしてる感」が漂います。
ふだん地味に頑張ってる人に、めっちゃオススメ。
3. 条件付き書式で重要なところだけ光らせる
大量の数字が並んでると、もはや何が大事なのか全然わからない。
そんなときの救世主がこの条件付き書式です。
「100以上なら黄色で塗る」とか、好きなルールを設定できます。
やり方は、
- 塗りたい範囲を選んで
- 【ホーム】→【条件付き書式】→【新しいルール】
あとはちょちょっと条件を設定するだけ。
ぱっと見で重要ポイントがわかるので、上司からの「この数字、見づらいんだよね」攻撃をかわす盾にもなります。
4. フィルター機能で必要な情報だけサッと抜き出す
データが多すぎると、探してる情報を見つけるのに一苦労しますよね。
そんなときはフィルター機能の出番です。
- データ範囲を選んで
- 【データ】→【フィルター】を押すと
各列にちっちゃい▼マークが出てきます。
そこで「田中さんだけ」とか「金額が大きい順」とか、自由に絞り込みできるんです。
これを覚えると、無駄なスクロール地獄から脱出できます。
控えめに言って、めちゃくちゃ快適。
5. ショートカットキーで作業スピード爆上げ
最後は、覚えておいて絶対損しないショートカットキーたち。
たとえば、
- Ctrl＋Shift＋↓ → データの一番下まで一瞬で選択できる
- Ctrl＋;（セミコロン） → 今日の日付がパッと入る
とか。
こういうの、知ってるだけでめちゃめちゃ時短になります。
「えっ、そんな裏ワザあるの？」って言われる快感、クセになります。
おわりに
エクセルって、使い方次第でほんとに化けるソフトだな～と、しみじみ思います。
ちょっとした工夫で「できる人っぽく」見えるなら、やらない手はないですよね。
今回紹介した5つ、どれか1つでも「おっ、やってみようかな」と思ったら、ぜひ気軽に試してみてください。
失敗しても誰も怒らないから大丈夫！
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