ある日ふと、自分の作った表を見て「なんかゴチャゴチャしてるな…」と思ったんです。
数字は合ってる。でも、なんだか見づらい。
エクセルって、ただ使えるだけじゃ足りないんだなと気づいた瞬間でした。
それから少しずつ「使い方のコツ」を集めてきた私が、これはよかった!と思う5つの工夫を今回おすそ分けします。
どれも地味だけど、じわっと効きます。
1. 罫線を“引きすぎない”のがカギ
エクセル表って、つい「全部の枠に線つけておこう!」って思いがちなんですが、実はこれ、見た目がゴチャつく原因になります。
オススメは、外枠と見出しだけ線を入れる方法。
中のデータ部分は罫線ナシでも、じゅうぶん見やすいんです。
人の目って不思議なもので、余白があると勝手に「まとまり」を感じてくれたりするんですよね。
だからあえて線を引かない、っていうのも立派なテクニックなんです。
2. 書式で“読みやすさ”をつくる
たとえば、金額のセルがあったとして。
「¥100000」って見せるより、「¥100,000」ってカンマを入れたほうが、圧倒的にわかりやすい。
あと、日付も「2025/05/02」より、「5月2日(木)」みたいにした方がパッと入ってきます。
書式の整え方は、セルを右クリックして【セルの書式設定】で自由自在。
「この人、資料わかりやすいな~」って思われるのって、こういう細かいところだったりします。
地味だけど、効果は大きい。
3. テーブル機能で“ズレ”とおさらば
エクセルで表をつくって、あとからデータを増やしたら計算式がズレた…。
そういう悲しい経験、ありますよね。私は何度もある。
そんなあなたに試してほしいのが、テーブル機能です。
- 表全体を選択して【挿入】→【テーブル】
- 「先頭行を見出しとして使用」にチェック
これだけで、列の幅や数式が自動でついてきてくれるようになります。
しかも、見た目もなんだかオシャレになるというオマケつき。
体裁を整えるのが苦手なひとも、「おっ、それっぽい」ってなるやつです。
4. COUNTIF関数で“数える”プロになる
たとえば「この一覧の中で『完了』って書いてあるのは何件?」っていう、よくある集計。
これ、目で見て数えてたら日が暮れます。
そんなときは COUNTIF関数の出番。
これだけで、「完了」と書かれたセルの数を数えてくれます。
もちろん、「田中さんが担当してるやつだけ数える」とか応用もOK。
ちょっとした魔法みたいで、はじめて使ったときは軽く感動しました。
5. 「やり直し」のショートカットに慣れる
これは最後の仕上げ。
いろんな技を試していると、たまに「うわっ、やりすぎた」とか「戻したい…」ってことがあるんです。
そんなときの救世主が、Ctrl+Z(元に戻す)とCtrl+Y(やり直す)。
これが手に馴染むと、エクセルがぐんと軽やかになります。
まるで「失敗しても平気」っていう安心感の中で作業できる感じ。
ショートカットって、覚えると一生ものなので、まずはこの2つだけでもぜひ。
おわりに
エクセルって、つまらないと思われがちだけど、「ちょっとだけ知ってる」と、それだけで仕事がスムーズになるんですよね。
別に派手なテクニックじゃなくても、
“なんかこの人の資料、見やすいな~”って思ってもらえるのは、今日紹介したような、ささやかな工夫たちだったりします。
「基本はできる。でも、もうちょっと上手くなりたい」
そんなあなたの背中を、こっそり押せていたらうれしいです。
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